Khi sang Nhật, lần đầu tiên xin học nhà trẻ cho con các bố mẹ sẽ gặp nhiêù lo lắng, băn khăn như nên bắt đầu từ đâu, chọn trường như thế nào, thủ tục đăng ký nhà trẻ cho con như thế nào.v.v.
Nên đây là những kinh nghiệm mình có được trong quá trình xin học cho con để chia sẻ lại cho các bố mẹ. Các hướng dẫn bên dưới áp dụng cho hệ thống Nhà trẻ được công nhận – 認可保育園 (にんかほいくえん) – hay thường được gọi tắt là Trường 認可.
KỲ NHẬP HỌC TẠI NHẬT
Ở Nhật: Năm học mới bắt đầu vào tháng 4 hàng năm – kéo dài đến tháng 3 năm sau. Trong năm học có 1 đợt nghỉ hè – 夏休み khoảng 1-2 tuần (tháng 7/8). 1 đợt nghỉ đông 冬休み khoảng 1-2 tuần (tháng 12), và 1 đợt nghỉ cuối tháng 3 sau lễ tốt nghiệp.
Vì vậy kỳ nhập học mẫu giáo/ nhà trẻ cũng bắt đầu vào tháng 4 hàng năm. Tuy nhiên nếu tháng 4 trẻ không nhập học thì cũng hoàn toàn có thể xin nhập học giữa chừng trong năm. Nếu xin vào giữ chừng năm học thì tuổi đi học của bé vẫn tính theo thời điểm Kỳ nhập học tháng 4 nhé.
Cách tính tuổi đi học ở Nhật:
Ở Nhật tuổi đi học của bé được tính theo Kỳ nhập học (không tính theo năm sinh như ở VN): Các bé sinh từ 1/4 năm nay đến 31/3 năm sau sẽ cùng tuổi đi học.
Ví dụ bé được sinh trong khoảng từ 1/4/2019 đến 31/3/2020: Thì vào Kỳ nhập học 1/4/2020 bé sẽ vào lớp 0 tuổi.
THỜI HẠN NỘP HỒ SƠ ĐĂNG KÝ
Thời hạn nộp hồ sơ đăng ký nhập học cụ thể sẽ khác nhau tùy quy định của mỗi thành phố. Tuy nhiên thông thường với Kỳ nhập học tháng 4 sẽ có 2 đợt đăng ký:
Đợt 1: Hạn đăng ký khoảng tháng 11 năm trước và có kết quả vào khoảng tháng 1 năm sau. Ví dụ bạn muốn đăng ký nhập học cho con vào tháng 4/2020 thì hạn nộp hồ sơ đăng ký là tháng 11/2019.
Đợt 2: Trường hợp Đợt 1 con bạn không đỗ, hoặc bạn không đăng ký kịp thì bạn hãy đăng ký Đợt 2. Hạn đăng ký vào khoảng tháng 2 và có kết quả khoảng tháng 3.
Với trường hợp xin vào giữa chừng năm học, thì hạn đăng ký vào khoảng mùng10 tháng trước. Ví dụ bạn muốn xin cho con đi học vào 1/8 thì hạn đăng ký là ngày 10/7.
HỒ SƠ ĐĂNG KÝ
Nơi có thể lấy hồ sơ:
Bạn hãy đến Cơ quan hành chính địa phương – phòng hỗ trợ gia đình và trẻ em (市・区役所―子ども家庭支援センター) để lấy hồ sơ đăng ký và được nhân viên hành chính hướng dẫn cách làm hồ sơ. (Đây cũng là nơi tiếp nhận hồ sơ đăng ký của bạn).
Hoặc vào khoảng tháng 10, các Trường 認可 cũng nhận hồ sơ từ 役所để phát cho những phụ huynh cần. Nên bạn cũng có thể qua các Trường 認可gần nhà để xin hồ sơ. (Nếu bạn chưa có kinh nghiệm điền hồ sơ thì nên đến 市・区役所 để được hướng dẫn chi tiết.)
Bộ hồ sơ gồm các giấy tờ gì:
Mỗi địa phương sẽ có mẫu hồ sơ khác nhau, tuy nhiên về cơ bản sẽ có các giấy tờ sau:
- 給付認定申請書: Giấy đăng ký xin trợ cấp (Vì vốn các trường 認可là có trợ cấp học phí từ địa phương nên hồ sơ phải có mẫu giấy này)
- 利用申請書: Giấy đăng ký nhập học (Dịch nghĩa gốc là: Giấy đăng ký sử dụng nhà trẻ)
- マイナンバー記入用紙・本人確認書類: Giấy ghi thông tin thẻ Mynumber, Giấy tờ cá nhân của người đăng ký.
- 就労（予定）証明書: Giấy xác nhận đi làm/ dự định đi làm của bố, mẹ.
- Ngoài ra tùy vào hoàn cảnh mỗi gia đình sẽ phải nộp thêm 1 số loại giấy tờ khác. Ví dụ bố/ hoặc mẹ đang đi tìm việc – nộp thêm Giấy xác nhận đang tìm việc 求職中(きゅうしょくちゅう). Bố/ mẹ bị bệnh/ tai nạn – nộp thêm Sổ khám chữa bệnh 診断書. Bố/ mẹ đang đi học – nộp thêm Giấy chứng nhận đi học 在学証明書…
Bạn hãy điền đầy đủ thông tin vào các giấy tờ có trong bộ hồ sơ, sau đó gửi qua đường bưu điện hoặc đến trực tiếp nơi tiếp nhận hồ sơ để nộp (Đảm bảo nộp trước thời hạn đăng ký).
ĐI THĂM TRƯỜNG – 見学
Nhằm tìm hiểu và lựa chọn được đúng ngôi trường phù hợp cho con đi học, bố mẹ nên thực hiện Đi thăm trường – 見学 trước khi ghi nguyện vọng trong hồ sơ.
Để có 1 buổi đi thăm trường hiệu quả, các bố mẹ hãy chuẩn bị theo thứ tự:
⇒ Lựa chọn trường muốn thăm quan.
⇒ Liên lạc với trường để hẹn ngày đi thăm.
⇒ Chuẩn bị các thông tin cần check, cần hỏi khi đi thăm trường.
⇒ Ghi chú các ưu nhược điểm của mỗi trường.
⇒ Quyết định các nguyện vọng đăng ký để ghi vào hồ sơ.
Thông thường trong hồ sơ đăng ký sẽ có ít nhất 3 nguyện vọng. Bạn cũng có thể chỉ điền 1 nguyện vọng cũng không sao.
NHẬN KẾT QUẢ ĐĂNG KÝ
1.Thời gian nhận kết quả:
Với kỳ nhập học tháng 4, nếu đăng ký Đợt 1 (tháng 11 năm trước) kết quả thường có vào tháng 1. Nếu đăng ký Đợt 2 (tháng 2) kết quả thường có vào nửa đầu tháng 3.
Với trường hợp xin học giữa năm, kết quả sẽ có ngay trong tháng (thường từ 5-15 ngày sau khi hết hạn đăng ký).
2. Cách thông báo kết quả:
Với kết quả “đỗ”:
区・市役所 (Cơ quan hành chính địa phương) sẽ gửi qua bưu điện đến nhà bạn giấy tờ thông báo kết quả gồm: 教育・保育給付認定 決定通知書. Thông báo quyết định trợ cấp (Giấy này có ý nghĩa là: thông báo con bạn đủ điều kiện thuộc đối tượng trợ cấp đi học – giấy này không phải là thông báo kết quả đỗ hay trượt）VÀ 利用調整結果通知書 Thông báo kết quả điều chỉnh sử dụng (Giấy này là giấy thông báo kết quả hồ sơ của bạn có đỗ vào 1 trong các nguyện vọng bạn đã đăng ký hay không – trường hợp đỗ trong Giấy này sẽ ghi tên Nhà trẻ đã được duyệt).
Sau đó nhân viên HC địa phương sẽ gọi điện xác nhận và hướng dẫn bạn liên hệ với trường mẫu giáo để làm thủ tục nhập học cho bé.
Sau đó họ sẽ gửi qua bưu điện đến nhà bạn Giấy thông báo học phí (利用料通知書-りようりょうつうちしょ), và các thông báo khác nếu có (ví dụ bố/ mẹ đang tìm việc thì họ gửi thêm giấy xác nhận đi làm và nhắc nhở mình phải gửi bổ sung giấy xác nhận này trước thời điểm nào…)
Với kết quả “trượt”:
Cơ quan HC địa phương cũng sẽ gửi cho bạn hai loại giấy gồm: Thông báo quyết định trợ cấp và Thông báo kết quả điều chỉnh sử dụng. Trong thông báo sẽ ghi “lý do không được xét duyệt”. Thường lý do sẽ là 定員超過- không còn chỗ trống. Bạn phải chờ đợi kết quả được duyệt vào tháng tới.
Thông thường giấy tờ báo đỗ sẽ được gửi về sớm hơn khoảng 2 tuần so với Giấy tờ báo trượt.
Trường hợp bạn không may nhận kết quả trượt: hồ sơ của bạn sẽ được tự động lưu và xét duyệt vào tháng tiếp theo. Nếu muốn thay đổi bất kỳ điều gì trong hồ sơ cũ. Bạn hãy điền vào tờ Đăng ký thay đổi (認定変更申請書にんていへんこうしんせいしょ). Tờ này thường được gửi kèm với giấy tờ thông báo kết quả. Sau đó gửi lại nơi tiếp nhận hồ sơ.
CÁC CHÚ Ý KHÁC
- Trường hợp đăng ký nhập học Đợt 2 (Tháng 2), hoặc đăng ký vào giữa chừng. Bạn có thể xin nhân viên hành chính danh sách các trường còn chỗ trống để lựa chọn – sẽ làm tăng xác suất đỗ.
- Trường hợp không đỗ được vào Nhà trẻ mà bạn thích nhất. Bạn có thể thay đổi đăng ký cho con ở Nhà trẻ khác sau đó khi đã được đi học rồi thì xin chuyển trường (転園) cho bé.
- Trường hợp cạnh tranh ở địa phương bạn quá cao, xin vào trường 認可quá khó. Bạn có thể cho con đi học tạm ở trường 認可外1 thời gian. Việc đi học ở trường 認可外sẽ làm hồ sơ của bạn được ưu tiên hơn so với không đi học – tăng khả năng đỗ.
Tuy nhiên 1 số địa phương các trường mẫu giáo còn trống nhiều. Bạn chỉ cần đến đăng ký, điền vào các Giấy tờ cần thiết. Sau đó họ sẽ gọi điện ngay với Nhà trẻ để xác nhận, rồi báo cho bạn biết con bạn có thể đi học ở Nhà trẻ nào ngay. Sau đó bạn có thể đến Nhà trẻ để làm các thủ tục Nhập học luôn. Tất cả có thể gói gọn chỉ trong 1 buổi!
Hi vọng những chia sẻ trên sẽ giúp các bố mẹ đăng ký học cho con được thuận lợi hơn. Chúc các bạn sẽ sớm xin học được cho con theo đúng nguyện vọng!